Vài kinh nghiệm khi sử dụng email công vụ

E-mail (electronic mail), email, hay thư điện tử, là công cụ liên lạc rất phổ biến và hữu hiệu trong công việc hiện nay. Đặc biệt trong giai đoạn thông tin cần được cập nhật nhanh và hiệu quả đáp ứng yêu ngày càng cao của xã hội đối với công chức, viên chức khi thực thi nhiệm vụ công vụ; đặc biệt trước yêu cầu đổi mới căn bản toàn diện ngành giáo dục và đào tạo. Email giúp người gửi và người nhận có thể tiếp cận thông tin một cách nhanh chóng, đơn giản trong nội bộ đơn vị và cả các đơn vị bên ngoài. Bài viết này chia sẻ một vài kinh nghiệm về cách khai thác, sử dụng email:

Một là, khi gửi email cần lưu ý cách trình bày cho phù hợp thể hiện các nội dung sau:

Về nội dung, mỗi email chỉ nên trình bày một vấn đề cụ thể, rõ ràng; viết thật ngắn gọn, ngôn ngữ thật đơn giản, dễ hiểu (tưởng tượng mình là người đọc, bổng dưng nhận được một email); tuyệt đối không viết ngôn ngữ ‘@ - a còng’, hay sai chính tả “muh duj lớp gv cần j”; cần tìm và sử dụng từ ngữ thật rõ ràng, trong sáng, tránh hiểu nhầm; khi trình bày, khi hết một ý cần cách một dòng; cần nói rõ mong muốn của người gửi (bạn muốn gì); và đọc lại nội dung thật kỹ trước khi bấm ‘send’ để gửi email.

Về trả lời nhanh và khi cần sử dụng email, người nhận được email chính thức nên tỏ ra thiện chí, cho dù có bận chưa xử lý được cần trả lời, có thể là “Tôi đã nhận được email của bạn, tôi sẽ sớm phản hồi” (thay cho email trả lời tự động). Đồng thời, email không phải là phương tiện liên lạc cho mọi trường hợp, nên hết sức cân nhắc chỉ sử dụng khi: Nội dung liên lạc cần được lưu lại; đối tượng liên lạc không tiện trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt; nội dung trả lời không cần thiết phải tức thì; nội dung email cần phải gửi cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau; và nội dung không đòi hỏi việc tranh luận.

Về tính chuyên nghiệp trong email, email công vụ nên lưu ý: nền email luôn luôn trắng, tuyệt đối không sử dụng nền quá màu mè; chỉ dùng màu mực đen hoặc xanh đậm; chỉ dùng những font phổ biến như Arial, Time New Roman, Tahoma; không dùng chức năng tô đậm (bold) và CHỮ IN HOA cho toàn email; cài đặt phần chữ ký (signature) với thông tin về tên, chức vụ, đơn vị công tác và thông tin liên lạc để thuận tiện liên lạc và xưng hô; và nên lấy email tên mình, toàn chữ và càng cô đọng càng tốt.

Về tôn trọng nội dung email của người gửi, không nên tuy tiện chuyển tiếp nội dung email mình nhận được đến nhiều người mà không hỏi ý người gửi, hoặc người gửi không yêu cầu. Tránh chuyển tiếp email để trêu đùa, hay dùng email công việc để bàn việc đời tư, cá nhân, phát tán nội dung không phù hợp, hoặc gửi thông tin cực kỳ quan trọng, cơ mật.

Hai là, các thông tin kèm theo nội dung email cần đầy đủ như chủ đề, tập tin gửi kèm, …. và trước khi gửi phải ‘đọc lại nội dung thật kỹ’ và ‘kiểm tra đảm bảo đủ các phần liên quan đến email’.

Về chủ đề của email (subject), mỗi ngày đôi khi một người nhận rất nhiều email từ cấp trên, lãnh đạo trực tiếp, đơn vị quản lý, trong đơn vị, ngoài ngành … nếu chủ đề (subject) không rõ ràng rất dễ bị bỏ quên. Chủ đề cũng không nên quá ngắn (như: Quan trọng; Trao đổi), hoặc quá dài; nên nêu ngắn gọn, đầy đủ (Lịch công tác tuần 25 – Phòng xxx); lưu ý khi người nhận, có email từ các dịch vụ cung cấp khác nhau như (yahoo, gmail, hotmail, gov.vn, …) thì chủ đề không nên bỏ dấu vì khi bỏ dấu có thể người nhận không đọc được.

Về nội dung tối thiểu của email, thông thường gồm 4 phần chính: Chào hỏi (kính gửi, kính thưa, …); nhắc đến vấn đề mà mình muốn trao đổi; đưa ra ý kiến hoặc đề nghị của mình; kết thúc thư bằng câu chào. Khi gửi cho nhiều người, liên hệ công tác ngoài cơ quan, cấp trên, người mới liên hệ,… thì câu chữ và nội dung phải hết sức chuẩn mực.

Về tập tin gửi kèm, tập tin gửi kèm (attachment) chỉ gửi khi thực sự cần thiết. Nếu tóm tắt được nội dung trong email thì nên thực hiện để người nhận email quyết định có mở tập tin gửi kèm không. Hiện nay email có thể mở được trên các điện thoại thông minh và có phần mềm cho phép mở tập tin gửi kèm, tập tin nén (nhưng vẫn có trường hợp máy không có hỗ trợ, hoặc tốc độ đường truyền chậm, không ổn định).

Ba là, cần xác định được người xử lý email (người xử lý chính, xử lý phụ, gửi để bí mật thông tin). Do vậy, cần xác định vai trò của người nhận. Ví dụ:

  • Gửi ‘to’: người nhận được email hiểu rằng ‘thư được gửi trực tiếp đến mình’. Đương nhiên mình ‘người nhận’ đóng vai trò chính trong việc xử lý thông tin. Người gửi mong đợi ‘mình’ – người nhận phải phản hồi.
  • Gửi ‘cc’: Người gửi muốn ‘người nhận cc’ biết thông tin này. Tuy nhiên, ‘người nhận cc’ không cần thiết phải trả lời hoặc không cần thiết phải xử lý những vấn đề được nhắc tới trong nội dung email vừa được nhận;
  • Gửi ‘Bcc’:  Người gửi muốn ‘người nhận bcc’ biết thông tin này một cách bí mật. Trong trường hợp này, ‘người nhận Bcc’có muốn đóng góp ý kiến hay phản hồi, ‘người nhận Bcc’cũng không nên trả lời tất cả.

Đồng thời, người sử dụng email nên tạo các địa chỉ nhóm, lưu các địa chỉ email phải chính xác để gửi đúng địa chỉ. Tránh gửi email nhầm địa chỉ, phải chuyển đi, chuyển lại nhiều lần. Lưu ý khi trả lời email, nên sử dụng chức năng ‘reply’ để chuyển lại nội dung vừa trao đổi nhằm tham khảo, xem lại các thông tin cũ đã trao đổi. Trong email công vụ, nên trả lời các email đã nhận; nếu có nhận email gửi nhầm thì nên chuyển cho người gửi biết.

Trên đây là chia sẻ kinh nghiệm góp nhặt về cách sử dụng email với mong muốn thông tin được thông suốt, đầy đủ hơn từ đó tạo tâm lý thoải mái trong công việc, tiết kiệm thời gian, tăng trách nhiệm giải trình, và giúp nâng cao hiệu quả trong thực thi nhiệm vụ công vụ với tính chuyên nghiệp và hiệu quả ngày càng cao, góp phần nâng cao vị thế và hình ảnh của tỉnh nhà./.

Ts. Phạm Quang Huy - Phó Hiệu trưởng Trường CĐCĐ ĐT